Pesquisa da Xerox aponta que mais de 80% das pequenas e médias empresas (PMEs), em países da Europa e nos Estados Unidos, querem cortar o papel nos fluxos que envolvam boletos, relatórios de finanças, gerenciamento de formulários legais e de recursos humanos, e em outros processos demorados no dia a dia de trabalho.
A pesquisa “Tendências de 2017 para aumentar a lucratividade e produtividade das PMEs” envolveu 1.021 empresas dos Estados Unidos, Reino Unido, França e Alemanha, e mostra que os entrevistados esperam fazer essa mudança ao longo dos próximos 12 meses.
Quase metade (46%) dos participantes confirmou que uma quantidade significativa de tempo é desperdiçada em processos nos quais se utiliza o papel intensivamente. De dez entrevistados, seis acreditam que esse fator tem grande impacto na lucratividade. No ranking das PMEs que mais consideram tempo perdido nos processos envolvendo papel, a Alemanha (51%) e os Estados Unidos (50%) lideraram, seguido pelo Reino Unido (43%) e França (37%).
Como as PMEs preparam a transição dos seus processos de papel para a digitalização, a maioria dessas empresas buscará as recomendações de especialistas. Apenas um em cada cinco entrevistados conhece as soluções “paper-free” existentes no mercado atualmente. O estudo mostra também que 47% dos participantes da pesquisa consultarão vendedores de equipamentos de escritório; um entre quatro dos participantes irá buscar o seu revendedor de TI; e 37% procurarão as fabricantes de produtos e soluções de TI.
“A mudança pode ser esmagadora para pequenas e médias empresas, mas há muitas maneiras de evoluir na direção certa”, avalia a diretora de Marketing e Estratégia da Xerox, Cristiana Lannes. “À medida que as PMEs embarcam em sua jornada de entrada no mundo da digitalização, é importante entender como a tecnologia – como aplicações em impressoras e serviços de gestão de impressão – pode apoiar a sua visão e estratégia para alcançar a transformação digital de forma efetiva e com sucesso”
O levantamento, feito pela empresa independente de pesquisa de mercado Coleman Parkes Research, aponta o aumento da produtividade como prioridade para aspequenas e médias empresas, juntamente com o crescimento aliado à redução dos custos de impressão.
Também registrou que 28% relataram estar bem avançados no que diz respeito à implementação de seus planos de digitalizar processos em papel, como as PMEs francesas(33%), que estão mais adiantados. Entre as pequenas e médias empresas norte-americanas, 41% iniciaram há pouco. No conjunto, 12% de todas pequenas e médias empresas estão de um a três anos distantes desse tipo de implementação.
Além de se concentrar na digitalização e automação de processos, as pequenas e médias empresas também estão explorando outras áreas para melhorar a produtividade, como os serviços de gerenciamento de impressão (MPS), segurança e mobilidade.
Uma parcela de 42 % têm um contrato de MPS, enquanto 40% disseram que planejam iniciálo no próximo ano. Já 66% gastam mais de US$ 1 mil por mês com atividades de impressão, um custo significativo para fazer negócios. Empresas com contratos de MPS citaram a redução de custos, diminuição do consumo de papel e um melhor acompanhamento dos custos de impressão como principais benefícios.
Até o final de 2017, 23% das pequenas e médias empresas acreditam que os seus processos de fluxo de trabalho serão completamente integradoscom dispositivos móveis. Hoje, 66% incluem impressão móvel entre as suas iniciativas de mobilidade no trabalho, enquanto 27% planejam fazê-lo no próximo ano. Buscam, entre outros fatores, o aumento de produtividade dos trabalhadores, que precisam de mobilidade e também de obter informações remotamente, de modo a atender às necessidades dos clientes.
O rápido crescimento do fluxo de dados está tornando cada vez mais importante para as pequenas e médias empresas proteger as informações críticas de negócios. Como consequência, 56% delas, atualmente, incluem impressoras e/ ou impressoras multifuncionais em suas estratégias de segurança de TI.
As PMEs dos Estados Unidos e da Europa Ocidental gastam US$ 40 bilhões por ano em equipamentos de escritório e em serviços de impressão. Ajudar essas empresas a melhorarem seus processos tem sido um foco importante para a Xerox. A empresa conta com soluções voltadas a ajudar essas empresas a automatizar processos e melhorar a mobilidade do trabalho e integração com dispositivos móveis, reduzindo os custos de impressão através do MPS. Entre os produtos, a tecnologia ConnectKey da Xerox visa automatizar processos manuais dependentes de papel e tornar mais fácil aos funcionários que trabalham remotamente a colaboração e a produtividade, mesmo fora do escritório. A Xerox também aproveita parcerias com a Cisco e McAfee para uma abordagem multicamadas para a segurança de TI nas impressoras.
